Il se révèle être aussi un excellent outil de motivation pour vos collaborateurs, et plus particulièrement pour ceux que vous avez investis de responsabilités dans l'entreprise, et pour tous ceux dont la rémunération est pour partie fonction des résultats obtenus.
La mise en place d'un tableau de bord nécessite de repérer ,au préalable les indicateurs les plus pertinents de l'évolution de votre activité, et les clignotants qui traduisent le mieux les évolutions anormales.
Mener une action correctrice efficace
Les indicateurs à retenir sont ceux qui, à la fois, offrent une information essentielle et sur lesquels on peut mener une action correctrice efficace . Il est ainsi, par exemple, inutile de suivre mensuellement les charges d'impôt ou d'assurance !En pratique : les éléments qu'il convient de contrôler diffèrent selon la nature de votre activité, ou selon la fonction exercée par le destinataire du document.
La présentation d'un tableau de bord de l'entreprise
Tableau de bord peut être synthétisé
Votre tableau de bord peut être synthétisé ou se résumer à un suivi d'activité vous permettant d'obtenir chaque fin de mois une approche suffisamment fine du résultat mensuel.On distingue traditionnellement dans ce document de synthèse trois grands types de données :
- le chiffre d'affaires, qui est reporté mois après mois en fonction des réalisations du mois ;
- les charges sensibles, celles qui peuvent varier avec l'activité, qui seront auscultées de très près ;
- les charges fixes, qui pourront être suivies par " abonnement ", c'est-à-dire par fractions mensuelles de la charge annuelle (exemple : taxe professionnelle).
Les situations intermédiaires pour faire le point
Si le tableau de bord a pour vocation d'estimer régulièrement et rapidement votre résultat en cours d'exercice, il n'offre pas le degré de fiabilité du bilan. Il favorise nécessairement la rapidité aux dépens de la précision, voire de l'exactitude de l'information. Il est donc utile de sortir périodiquement des situations comptables intermédiaires (bilan, compte de résultat, soldes intermédiaires de gestion).
Elles vous permettront de connaître la situation comptable réelle de votre entreprise en cours d'exercice, et de savoir donc précisément où vous en êtes.
À noter : selon votre activité, il est utile d'établir des situations intermédiaires au terme du 1er semestre, ou de chaque trimestre ou quadrimestre de l'exercice en cours.
À quoi servent les situations intermédiaires ?
Ces situations intermédiaires servent à la fois :
- à informer précisément le chef d'entreprise pour permettre la prise de décision en toute connaissance de cause ;- à anticiper le plus en amont possible les " dérapages " de toute nature ;
- à contrôler et ajuster les tableaux de bord mensuels, les situations rapides et les estimations de résultats ;
- à préparer le bilan de fin d'exercice et le prévisionnel de l'exercice suivant.